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Embaucher des stagiaires en formation : quelles obligations pour l'employeur

Embaucher un ou des stagiaires permet de former un étudiant à son potentiel futur secteur d’activité et/ou métier, tout en bénéficiant de l’aide d’une main d’œuvre supplémentaire. Cependant, que vous soyez du privé, du public ou du milieu associatif, vous serez soumis à réglementation pour accueillir vos stagiaires.
Par Actu énergie
22 mars 2023

Le stage en général

Le stage doit être intégré à un cursus de formation dont le volume pédagogique d'enseignement est de 200 heures minimum par année d'enseignement.

Les stages hors cursus scolaire ou universitaire, sont interdits.

Un stagiaire n’est pas considéré comme un salarié, ainsi, l’employeur n'a pas à effectuer de déclaration préalable à l'embauche.

Toutefois, l’employeur doit mentionner dans une partie spécifique du registre unique du personnel, la date d’arrivée du stagiaire ainsi que ses coordonnées.

Attention, un stage ne peut pas être proposé pour les missions suivantes :

  • Remplacement d’un salarié absent
  • Remplacement d’un salarié suspendu ou licencié
  • Exécuter une tâche régulière correspondant à un poste de travail permanent
  • Faire face à un accroissement temporaire d'activité
  • Occuper un emploi saisonnier

Nombre de stagiaires autorisés

Les entreprises de moins de 20 salariés peuvent accueillir 3 stagiaires maximum en même temps.

Dans les entreprises de plus de 20 salariés, le nombre de stagiaires dont la convention de stage est en cours pendant une même semaine civile ne peut pas dépasser 15 % de l'effectif.

Durée maximale d'un stage

La durée du ou des stages ou formation effectués en milieu professionnel est de 6 mois maximum par organisme d'accueil et par année d'enseignement.

La convention de stage.

Le stagiaire doit obligatoirement signer une convention de stage, précisant les compétences à acquérir ou à développer au cours du stage, mais aussi le temps prévu de stage dans le cursus de formation.

Le stage doit obligatoirement se dérouler dans le cadre d'une convention signée entre les différentes parties :

  • Stagiaire (ou, s'il est mineur, son représentant légal)
  • Organisme d'accueil
  • Établissement d'enseignement ou de formation
  • Enseignant référent au sein de l'établissement d'enseignement
  • Tuteur de stage au sein de l'organisme d'accueil

 

La convention doit obligatoirement faire figurer les mentions suivantes :

  • Intitulé complet du cursus ou de la formation du stagiaire et son volume horaire par année ou semestre d'enseignement
  • Activités et missions confiées au stagiaire
  • Noms et contact de l'enseignant référent
  • Noms et contact du tuteur de stage
  • Dates de début et de fin du stage
  • Durée hebdomadaire maximale de présence du stagiaire
  • Conditions d'autorisation d'absence
  • Si la durée du stage est supérieure a 2 mois, le taux horaire de la rémunération
  • Avantages éventuels dont le stagiaire peut bénéficier
  • Régime de protection sociale dont bénéficie le stagiaire.

Un inspecteur du travail pourrait demander une copie des conventions de stage à l'établissement d'enseignement ou à l'organisme d'accueil.

Veillez donc bien à tenir tous ces papiers administratifs à jour.

Rémunération :

Une gratification minimale est versée au stagiaire si la durée de son stage est supérieure à 2 mois consécutifs.

En dessous de 2 mois, l'organisme d'accueil n'a pas l'obligation de verser une gratification.

Si le montant horaire de la gratification est inférieur à 4,05 €, le stagiaire est exonéré de cotisations sociales.

Attestation de stage

En fin de stage, l'organisme d'accueil doit remettre au stagiaire une attestation de stage.

Elle mentionne la durée effective totale du stage, et si nécessaire, le montant total de la gratification versé,

Droits et avantages du stagiaire

Le stagiaire peut bénéficier de certains droits et avantages des salariés comme l’accès aux activités sociales et culturelles proposées par le comité social et économique et social - CSE.

Le stagiaire doit avoir accès au restaurant d'entreprise ou aux titres-restaurant dans les mêmes conditions que les salariés.

L'employeur doit prendre en charge une part des frais de transport engagés par le stagiaire dans les mêmes conditions que le remboursement aux salariés.

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